Co się stało z ciężkimi skórzanymi fotelami, rozłożystymi, potężnymi biurkami i sztucznymi kwiatami, które jeszcze nie tak dawno były podstawowymi elementami wyposażenia gabinetu dyrektora?

Dziś, to właśnie sposób urządzenia gabinetów dyrektorskich w nowoczesne meble biurowe jest najbardziej wiarygodnym wskaźnikiem zachodzących zmian. Zamknięte, zupełnie odizolowane biuro szefa, potwierdzające hierarchię i status, traci swoją wartość. Zmiany w sposobach zarządzania wymagają od lidera obecności i współpracy, a nie izolowania się od pozostałych pracowników. Tak więc gabinet dyrektora stał się biurem, w którym wysoko wykwalifikowani menedżerowie nie składają już jedynie podpisów, ale także pracują przy komputerze, komunikują się za pomocą środków łączności, przeprowadzają rozmowy z klientami, uczestniczą w video konferencjach. Może zabrzmi to paradoksalnie, ale w dzisiejszych czasach, epoce tzw. new economy, im częściej używa się zaawansowanych środków komunikacji (poczta elektroniczna, telefony komórkowe, video konferencje) tym bardziej wzrasta potrzeba rzeczywistego kontaktu z tymi, z którymi na co dzień pracuje się na odległość. Również fakt dużej aktywności menedżerów, częste wyjazdy i podróże, wpływają na zmianę podejścia do organizacji biura. Przy tak intensywnej pracy, tradycyjny gabinet staje się wręcz ciężarem, marnotrawieniem powierzchni biurowej. Ogranicza też możliwość współpracy z innymi, bycia widocznym. Tak z pewnością zachowują się młodzi menedżerowie z dynamicznych firm, przyzwyczajeni do pracy w różnych miejscach, dobrze zarabiający, znający kilka języków obcych, komunikujący się przy pomocy najnowocześniejszych środków łączności i często zmieniający otoczenie.

Nie można jednak generalizować i pomijać odmiennych zachowań. Inną grupę stanowią szefowe w średnim wieku, którzy konsekwentnie i z dużą dozą cierpliwości wspinali się po kolejnych szczeblach kariery, często od wielu lat związani z tą samą firmą. Zwykle przyjmują konserwatywne postawy, aczkolwiek i oni są świadomi konieczności dostosowania się do nowych wymagań.

Różnica w podejściu do sposobu wyposażenia biura pojawia się również pomiędzy firmami z sektora państwowego i firmami prywatnymi. Firmy państwowe często wierne są tradycyjnym rozwiązaniom, niechętnie skłaniają się ku nowoczesności. Nierzadko jednak spotyka się też firmy prywatne, których biura zorganizowane są „po staremu”, a mianowicie usytuowane wzdłuż korytarza, oddzielone od siebie wysokimi, pełnymi ścianami.

W średnich i dużych firmach to jednak praca zespołowa zaczyna wypierać tradycyjne, sztywne struktury, oparte na hierarchii. Menedżerowie podróżują, są w ciągłym ruchu, a kiedy wracają do firmy muszą dzielić się z innymi nowymi pomysłami i informacjami. Często więc nie potrzebują oddzielnego gabinetu, a szukają możliwości korzystania z dobrze wyposażonych pomieszczeń, przystosowanych do ich potrzeb.

Powyższe skłania do innego podejścia w kwestii organizacji biura dyrektora i pozwala wyróżnić kilka jego form:

Specjalnie wydzielone pomieszczenie, ulokowane wewnątrz lub z dala od głównej powierzchni biura, które daje możliwość odizolowania się i koncentracji. Najczęściej jest to biuro zajmujące niewielką ilość metrów kwadratowych, wyposażone ascetycznie w biurko i dwa fotele. Oddzielone jest od pozostałej powierzchni wysokimi ściankami działowymi, na ogół przeszklonymi, zapewniającymi izolację akustyczną. Opisane pomieszczenie przeważnie nie jest przypisane do konkretnego użytkownika, a mogą z niego korzystać te osoby, które potrzebują chwili koncentracji i spokoju (Zdjęcie nr 1 i nr 2).

Zdjęcie nr 1, TW i Areaplan Spazio (Frezza)


Zdjęcie nr 2, TW i Areaplan Spazio (Frezza)

Biuro menedżera ulokowane wewnątrz głównej otwartej powierzchni biura. Oddzielone od innych stanowisk wolnostojącymi ściankami średniej wysokości (parawany) lub ściankami wysokimi całkowicie przeszklonymi. Wyposażenie takiego biura jest zbliżone do tego zastosowanego dla stanowisk pracowniczych. Różni się ewentualnie wykończeniem, kolorystyką i zastosowaniem przystawek lub stołów konferencyjnych (Zdjęcie nr 3).

Zdjęcie nr 3 TW (Frezza)

Pomieszczenie typu klub, o charakterze domowym, wyposażone w niskie stoliki i foteliki. Z takiego pomieszczenia można korzystać zarówno indywidualnie, jak i w grupie do przeprowadzania spotkań i dyskusji (Zdjęcie nr 4).

Zdjęcie nr 4 Kiklos (Las Mobili)

Biuro reprezentacyjne, najczęściej gabinet prezesa lub innej osoby zarządzającej firmą. Najczęściej ulokowane na najwyższym piętrze i wyposażone w najbardziej prestiżowe meble o niepowtarzalnej estetyce. Takie biuro to królestwo dla jedynych w swoim rodzaju, niestandardowych rozwiązań, oczywiście za wyjątkiem takich elementów jak biurko, stół konferencyjny i fotele (Zdjęcie nr 5 i nr 6).

Zdjęcie nr 5 (Cathedra) Frezza


Zdjęcie nr 6 (Mux) Frezza

W każdym z opisanych przypadków ważna jest funkcjonalność, estetyka, a także dbałość o wygodę i komfort pracy tych, od których w dużym stopniu zależą sukcesy firmy - menedżerów.

Koniec.

Aktualnie, podczas przygotowywania koncepcji zagospodarowania powierzchni biurowej, coraz częściej wybiera się te projekty, które w największym stopniu uwzględniają zmiany w strukturach organizacyjnych firm oraz te innowacje w sposobie pracy, wywołane postępem technologicznym. Schematy organizacyjne firm stają się coraz bardziej uproszczone. Częściej zwraca się uwagę na pracę w grupie, komunikację pomiędzy pracownikami oraz relacje firmy na zewnątrz.

Używanie dostępnych narzędzi informatycznych (przenośne komputery, telefony komórkowe, Internet, Intranet itd.) umożliwia wykonywanie pracy nie tylko w biurze, ale w każdym miejscu: w domu, podczas podróży służbowej, podczas wizyty u klienta itd.

W świetle tych zmian tradycyjne podejście do projektowania wyposażenia biura, które polegało na wiernym odzwierciedleniu struktury organizacyjnej firmy z zachowaniem zasad hierarchii, okazuje się nie tylko sposobem przestarzałym, ale też mało funkcjonalnym. Według nowych koncepcji zagospodarowywanie powierzchni biura powinno przede wszystkim uwzględniać rodzaj pracy wykonywanej przez pracowników, a nie ich miejsce w strukturze firmy. Dlatego też, dla Facility Menedżera planowanie stanowisk pracy powinno odbywać się według priorytetów ustawionych w oparciu o rzeczywiste wymagania funkcjonalne firmy, ze szczególnym uwzględnieniem następujących aspektów:

• rodzaj pracy wykonywanej przez poszczególnych pracowników oraz zespoły (w jakim stopniu jest to praca indywidualna, a w jakim stopniu jest to współpraca grupowa);
• plany ekspansywnego rozwoju firmy lub czasowego obniżenia aktywności firmy;
• komunikacja wewnątrz firmy oraz jej relacje na zewnątrz;
• poczucie jedności, które chce się zaszczepić wśród swoich pracowników oraz wizerunek zewnętrzny jaki firma chce przekazać swoim klientom.

Dopiero po ustaleniu ogólnych wymagań funkcjonalnych firmy oraz tych indywidualnych, które mają istotny wpływ na wydajność pracowników, można przejść do wyboru jak najlepszych rozwiązań projektowych, które przewidują:

• zorganizowanie standardowych stanowisk pracy (mogą być łatwo wykorzystane do różnych rodzajów pracy i działalności);
• zaplanowanie miejsc przeznaczonych na spotkania, nieformalne zebrania oraz przerwy kawowe, a także zagospodarowanie pomieszczeń socjalnych (pomieszczenia o charakterze wypoczynkowym wpływają na poprawienie komunikacji pomiędzy ludźmi, wymianę informacji i pomysłów).

W czasie gdy jeszcze większość firm w Polsce funkcjonuje według tradycyjnych modeli organizacyjnych, wprowadzenie tych nowych zasad w planowaniu i zagospodarowywaniu powierzchni biurowej przynosi wymierne korzyści wielu zagranicznym firmom. Na przykład w jednej z dużych firm międzynarodowych przeprowadzono rekonfigurację biur. Proces ten objął również biura zarządu. Ze szczegółowych analiz wykorzystania powierzchni wyniknęło, że dyrektor naczelny poświęcał jedynie 10% swojego czasu na pracę indywidualną, a pozostałe 90% spędzał podczas zebrań, spotkań oraz wyjazdów służbowych. W wyniku tej analizy oraz ogólnej rekonfiguracji powierzchni, dyrektor naczelny otrzymał do dyspozycji salę konferencyjną oraz zostało mu przydzielone wyciszone pomieszczenie dla pracy indywidualnej.

Tak innowacyjne działania są nadal mało popularne wśród polskich firm. Zebrane dane nie potwierdzają jeszcze tendencji do ujednolicania powierzchni. Mimo, iż firmy coraz więcej uwagi zwracają na produktywność, pracę w grupie oraz elastyczność, to w większości przypadków organizacja powierzchni biura jest wciąż bardzo związana z kryteriami hierarchii i statusu.

Rzeczywistość potwierdza, że biuro przeznaczone dla kadry zarządzającej najwyższego szczebla (prezes, dyrektor naczelny itd.) ma powierzchnię, która waha się pomiędzy 24 a 42 m kw.(średnio 33 m kw.). Jest to przeważnie biuro zamknięte i wyposażone w stół konferencyjny lub w przylegającą salę konferencyjną.

Średnia powierzchnia biura dla kadry zarządzającej niższego szczebla (menedżerowie, dyrektorzy, zastępcy dyrektorów itd.) wynosi około 20 m kw. i jest to przeważnie zamknięte biuro indywidualne lub biuro wspólne wyposażone w stół konferencyjny.

Powierzchnia przeznaczona dla szeregowego pracownika wynosi 9 - 14 m kw. W większości są to biura typu open space lub biura wspólne.

Tabela nr 1



Biura dyrektorów i menedżerów zajmują przeważnie 20 m kw. Lokalizacja tych biur może się zmieniać w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Wraz ze wzrostem ich aktywności poza biurem (częste wyjazdy zagraniczne), gdzie mają do dyspozycji tradycyjne stanowiska pracy, pojawiają się też nowe formuły pracy takie jak hotelling. Powierzchnia pracy przeznaczona dla jednego pracownika wynosi średnio od 9 do 14 m kw. Najczęściej w tym przypadku stosowane są powierzchnie typu open space.

Koniec.

Sponsorem cyklu "Projektowanie" jest firma "Persona" Sp. z o.o. która w ofercie posiada: meble biurowe, meble hotelowe, meble gabinetowe.

---

W poprzednim artykule zajmowaliśmy się głównie określeniem funkcji Facility Menedżera w zarządzaniu powierzchnią biurową i dokonaliśmy analizy dwóch istotnych dla tego procesu wskaźników: relacja powierzchni wewnętrznej netto budynku (NIA) do powierzchni wewnętrznej brutto (GIA) oraz ilość metrów kwadratowych przypadających na jednego pracownika.

W tej części opracowania zajmiemy się typologią biur. W badaniu wzięliśmy pod uwagę różne rodzaje biur, w zależności od tego jak i przez ile osób są użytkowane. Wyróżniliśmy:

• biuro prywatne: zajmowane przez jedną osobę;
• biuro wspólne: zajmowane przez minimum dwie, a maksymalnie osiem osób;
• biuro typu open space: zajmowane przez więcej niż osiem osób.

Wyniki analiz potwierdzają, że biuro prywatne ma średnio powierzchnię wynoszącą 21 m kw. Najczęściej zajmowane jest przez dyrektorów, menedżerów, kierowników, rzadziej przez osoby wykonujące pracę koncepcyjną wymagającą dużego skupienia i koncentracji.

Biura wspólne zajmują średnio 36 m kw. , natomiast te zorganizowane w formie open space około 291 m kw. (Tabela nr 1).



Kontynuując analizę, zbadaliśmy jaki udział mają te poszczególne typologie biur w ogólnej powierzchni. Według tabeli nr 2 największy udział (41 %) przypada na biura wspólne.



Wracając do analiz z poprzedniego artykułu, gdzie podaliśmy, iż powierzchnia przypadająca na jednego pracownika przy dobrym wykorzystaniu powierzchni biurowej powinna wynosić 17 m kw., można wywnioskować, że biura prywatne zajmujące średnio 21 m kw., nie są najlepszym rozwiązaniem dla efektywnego wykorzystania powierzchni biurowej. Tworzenie biur wspólnych, a przede wszystkim biur typu open space pozwala zaoszczędzić do 20 - 22 % powierzchni przypadającej na jednego pracownika.

Wspólne biura i open space są bardziej ekonomiczne, a dobrze zagospodarowane open space dodatkowo wpływa na wydajność pracowników i ich komunikację. Redukcja metrów kwadratowych przypadających na jednego pracownika w dłuższej perspektywie czasu, może przekształcić się w znaczące obniżenie kosztów kadrowych w firmie.

Koniec.

Sponsorem cyklu "Projektowanie" jest czołowy dystrybutor mebli biurowych - firma "Persona" Sp. z o.o.

---

Funkcja Facility Menedżera zrodziła się w USA i związana jest z zarządzaniem powierzchnią biurową. Jego rola w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa jest bardzo ważna. Proces globalizacji, ewolucja rynku usług, a także rozwój technologiczny wpływają na konieczność zastanowienia się i innego, strategicznego spojrzenia na wyposażenie biura. Powierzchnia biura i sposób jej wykorzystania muszą gwarantować wydajność, komfort pracy i pozostawać w zgodzie z polityką firmy.

Osiągnięcie tych celów jest możliwe jedynie pod warunkiem posiadania dogłębnej wiedzy na temat działalności firmy, jej struktury organizacyjnej, a także planów strategicznych, zarówno tych aktualnych, jak i tych wybiegających daleko w przyszłość. Tylko poprzez wnikliwe badania, Facility Menedżer jest w stanie zdobyć te wszystkie informacje. Do jego zadań należy zebranie pełnych danych na temat potrzeb operacyjnych i funkcjonalnych firmy, sprawdzenie w jaki sposób wykorzystywana jest powierzchnia biurowa w ciągu każdego dnia pracy i na ile sposób jej wykorzystywania wpływa na podniesienie wydajności pracowników.

Konfrontując charakter działalności danej firmy z typologią powierzchni biurowej można zaproponować taką aranżację (lay - out), która będzie najbardziej odpowiednia i sprawdzi się w czasie.

Prawidłowa organizacja stanowiska pracowniczego (a bierzemy pod wzgląd nie tylko meble biurowe, ale także meble gabinetowe, meble restauracyjne, meble hotelowe) ma bowiem za zadanie nie tylko dokładne przestudiowanie indywidualnych potrzeb każdego pracownika, ale też planów firmy związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi i zwiększeniem zatrudnienia.

Wśród wielu zadań, jakie spoczywają na osobie Facility Menedżera, jest także wprowadzanie w życie nowych sposobów pracy i innowacyjnych technologii, które poprawiają jakość funkcjonowania firmy. Bardzo ważnym czynnikiem, natychmiast wpływającym na zwiększenie skuteczności i poprawę jakości pracy, jest dobra komunikacja. Dlatego też, Facility Menedżer powinien zweryfikować jakie są potrzeby w zakresie komunikowania się ze sobą poszczególnych działów, a na podstawie tych badań ułatwić i przyspieszyć procesy komunikacji w firmie. Coraz bardziej nieodzowną dla dobrego funkcjonowania organizacji staje się potrzeba wymiany informacji na poziomie nieformalnym. Z drugiej zaś strony wzrasta zapotrzebowanie na możliwość skoncentrowania się podczas indywidualnej pracy.

W konsekwencji, wyposażenie biura wymaga zaprojektowania zarówno miejsc sprzyjających nieformalnym kontaktom (area break), jak i tych umożliwiających odizolowanie się podczas indywidualnej, wymagającej skupienia pracy.

Analiza potrzeb jest fazą wstępną lecz niezbędną w procesie zarządzania powierzchnią biurową. Dotyczy to zarówno tych przypadków, gdy w grę wchodzi określenie założeń budowlanych nowego obiektu, jak i rekonfiguracja już istniejącej aranżacji, często nie odpowiadającej aktualnym wymaganiom organizacji. Firmy stają się bowiem coraz bardziej aktywne, dynamiczne, ukierunkowane na rozwój i transformację, faworyzujące pracę zespołową. Muszą dostosowywać się do wciąż zmieniających się warunków rynkowych, gwarantować wzrost produktywności pracowników i redukcję kosztów. Dlatego też, przy wyborze wyposażenia do biur, coraz częściej zwraca się uwagę na takie rozwiązania, które gwarantują maksymalną elastyczność i zapewniają możliwość zmian konfiguracji stanowisk pracy bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Wybór wyposażenia nie powinien więc mieć zatem jedynie charakteru estetycznego. Zgodnie z ostatnimi tendencjami, przy zakupie wyposażenia do biur coraz mniej bierze się pod uwagę hierarchię i status, coraz bardziej rzeczywisty charakter pracy danej osoby. Dokonuje się wyboru pomieszczeń zamkniętych dla tych, których praca wymaga spokoju i poufności. Otwarte przestrzenie (open space) dla tych, którzy realizują projekty, gdzie istotnym czynnikiem jest współpraca, praca w zespole i komunikacja.

Bardzo ważne dla prawidłowego wykorzystania powierzchni, jest również zweryfikowanie jak często pracownik przebywa w biurze. W wielu firmach, na przykład tych świadczących usługi informatyczne lub konsultingowe, pracownicy większość swego czasu pracy spędzają poza biurem. Składają wizyty swoim klientom, a do biura wracają dopiero pod koniec dnia pracy aby uaktualnić dane, przejrzeć dokumentację czy też wziąć udział w zebraniu. Facility Menedżer musi więc dokładnie wiedzieć jaka część działalności firmy wykonywana jest wewnątrz, a jaka na zewnątrz. Powyższe determinuje sposób wykorzystania powierzchni, rodzaj wyposażenia i zastosowanie tak zwanych mobilnych rozwiązań.

Podążając dalej znajdujemy nowe sposoby pracy na odległość, wykorzystujące rozwój technologiczny i informatyczny (telefony komórkowe, komputery przenośne, modemy, połączenia sieciowe itd.). Są to desk sharing, combi office, telework, hotelling, aż do tak zwanych biur wynajmowanych na godziny (wyposażona powierzchnia wraz z niezbędnym sprzętem biurowym). Te wykorzystywane są w przypadku rozpoczynania nowej aktywności lub otwierania nowych oddziałów, a także podczas prowadzenia każdego innego projektu przewidującego tymczasowe zapotrzebowanie na biuro.

Zarządzanie powierzchnią biurową, to proces, który uwzględnia rzeczywiste potrzeby firmy i proponuje rozwiązania aktualne w czasie, musi bezwzględnie brać pod uwagę następujące aspekty:

1. produktywność i wydajność firmy;
2. maksymalna elastyczność w krótkoterminowym wymiarze z jednoczesnym zagwarantowaniem umiejętności dostosowywania się do zmian.

Poniżej przedstawiamy dwa bardzo istotne wskaźniki, na podstawie których można określić wydajność powierzchni. Pierwszy to relacja powierzchni wewnętrznej netto budynku (NIA), do powierzchni wewnętrznej brutto (GIA). Według tabeli nr 1 średnia wartość wynosi 0,83, co oznacza, że powierzchnia wewnętrzna netto stanowi 83 % całkowitej powierzchni wewnętrznej brutto. Im wyższy jest ten wskaźnik (NIA do GIA), tym lepiej i efektywniej wykorzystany jest budynek i powierzchnia przeznaczona do pracy.



Drugi wskaźnik to ilość metrów kwadratowych brutto przypadających na jednego pracownika. Według tabeli nr 2, średnia powierzchnia brutto przypadająca na pracownika to 25 m kw. Specjaliści polecają, aby wartość ta wynosiła 20 - 23 m kw., a nawet 17 m kw. brutto na osobę przy maksymalnym wykorzystaniu różnych rozwiązań dla zagospodarowania powierzchni biurowej (open space, wspólne biura, biura indywidualne i pomieszczenia wspomagające).

Tabela nr 2



czytaj cz.2...